Как написать электронное деловое письмо, которое обязательно прочтут

Деловые письмаЗдравствуйте, мои дорогие!

Уверен, что вам будет интересно узнать, как написать електронное так, чтобы его гарантированно прочитал адресат. Насколько это важно в жизни, даже доказывать не буду. Особенно в интернет-бизнесе.

Электронная почта, благодаря интернету, стала повсеместной частью нашего бытия. Я, также как и вы, получаю огромное количество деловых писем различного содержания и формы. А теперь вопрос: Вы открываете все письма  подряд? Или не открываете?

Вот и я задумался над этим, и результаты своих наблюдений выкладываю в этом посте. Скажу только что, получив тысячи писем в течение последних четырех лет, я пришел к выводу, что большинство людей так и не научились составлять хорошие письма. Даже те, кто работает в качестве профессиональных представителей PR-компаний :) !

К сожалению, этому никто не учит, несмотря на то, что электронная почта образует основу современных коммуникаций. Умеющий написать хорошее письмо сразу же получает преимущества и успех в жизни: он может устроиться на любую работу, найти наставника, получить финансирование за идею, или получить совет в потенциально опасных для жизни ситуациях.

С другой стороны, у людей получающих электронную почту, вырабатывается навык сортировать свою кореспонденцию в двух направлениях: ту, на которую он ответит, и на ту, которую ждет удаление (корзина :) ).

Оказывается, что красными флажками для писем- претендентов на «корзину» стают  незначительные ошибки, которые допускают 8 из 10 отправителей этих писем.

Для того, чтобы добиться ответа на свое письмо, видимо нужно изучить поступки как принимающего письма, так и отправителя.

Посмотрите для примера один из возможных вариантов характеристик пары отправителя-получателя электронных писем.

Чаще всего такой получатель:

  • Получает огромную массу электронных писем;
  • Регулярно получает комплименты в свой адрес (особенно, если он – общественный деятель);
  • Ему постоянно задают стандартный набор вопросов и просят о помощи и покровительстве;
  • Он вечно занят;
  • Готов помочь, если это не займет много времени.

Типичный отправитель:

  • Длительное время занимается разработкой «идеального открывающегося письма»;
  • Считает, что его предложения имеют оригинальный, уникальный и особенный характер;
  • Считает, что он первым обратился с таким предложением;
  • Не может понять, почему ему отказали;
  • Стремится объяснять ситуацию со всех сторон, чтобы у получателя не возникало вопросов.

Безусловно, что это не универсальная характеристика всех получателей и отправителей корреспонденции, а только ключ к тому, что для получения ответа на ваше письмо, необходимо знать свою целевую аудиторию и в соответствии к этому адаптировать свое сообщение. Ниже я показываю некоторые негативные моменты в электронной переписке, которые приводят к плачевным результатам – «полетам в корзину» :) .

Стоит отметить, что эти руководящие принципы предназначены только для писем, которые мы пишем, надеясь что-то получить, ну хотя бы всего лишь ответ.

Но эти правила никак не относятся к небольшим заметкам с какой-то информацией, когда вы делитесь своим удовлетворением от действий принимающего письма, когда вы с ним хорошо знакомы…

Итак, приступим к описанию этих наблюдений:

Цените время получателя, убедитесь в целесообразности и необходимости отправки ему электронного сообщения

Время дорого для всех. Помните о том, что, посылая свое пяти минутное сообщение, вы тем самым отвлекаете на это время получателя от его бизнеса или от его семьи. Тем более с вопросом, с которым вы легко можете справиться сами, используя возможности интернета. По статистике 9 из 10 человек не желают знакомиться с ответами на часто повторяющиеся вопросы, инструкциями, ответами на форумах, а вместо этого «строчат письма мелким почерком»…

Приступая к изложению сути предложения, попытайтесь создать атмосферу взаимопонимания

Попробуйте установить подобие контакта с человеком – получателем писем. Этим приемом вы сумеете склонить получателя на свою сторону, он станет больше слушать вас, и будет иметь больше желания вам помочь. Делайте это с помощью короткой, но достоверной иформацией. Примерно так выглядят попытки достичь взаимопонимания:

«Я ваш верный поклонник. Читаю ваш в течение трех лет. Лечу острый отит среднего уха, принимая душ Шарко, бреюсь безопасной бритвой и веду дневник занятий любовью со своей женой…»

«Я – двадцатилетний клиент вашего магазина «Товары для спорта». Первые боксерские перчатки были куплены для меня папой еще в семилетнем возрасте…»

«Я большой поклонник ваших биологических исследований. Чтение ваших книг заставило меня изучать биологию в вашем  университете. Именно поэтому я обращаюсь к Вам сегодня…»

«Пользуясь тем, что мы земляки-тамбовчане…»

Но тут все должно быть в меру и без явной фальши, ибо получатель сразу же почувствует, что не только он получил такое сообщение и что интерес к нему ложный. Я, например, с недоверием отношусь к таким фразам в письме: «У вас замечательный сайт. Я от него в восторге…»

Старайтесь писать коротко и по существу

Еще раз отмечу, что время-деньги. Не посылайте килознаки текста. Не описывайте в электронных письмах историю своей жизни. Излагайте суть несколькими предложениями. Не думайте, что подробное описание – гарантия ответа. Получателю легче удалить такое письмо, чем тратить 10 минут своего времени на читку и переваривание смысла. Если ваша идея не достаточно интересная, чтобы захватить кого-то в нескольких предложениях, то она не станет интереснее от длинных объяснений.

Делайте запрос коротким и логически завершенным

Признаюсь вам, терпеть не могу такого вида письма:

«Привет, Кузьма!

Мне очень нравится ваш сайт. Могу способствовать его раскрутке. Давайте свои идеи и  предложения…»

Так кто кому должен давать свои предложения? Тем более рейтинг его сайта по  LI среди доменов второго уровня – 0,5М.

Безусловно, что такой отправитель ответа не получит.

Чем короче ваше деловое письмо, чем легче получателю ответить на ваш вопрос, тем больше вероятность того, что вы получите ответ.

Не надо дразнить получателя          

Вернусь к предыдущему примеру. Он меня уже раздразнил своим письмом. А можете себе представить, в каком я был состоянии, когда прочитал в нем еще такую фразу:

«Напишите мне обратно, если вы хотите узнать больше…»

Ну, блин, поистине наглости нет предела! Тут даже если бы я и был заинтересован его идеей, то никогда бы ему не ответил! Незамедлительное удаление.

Если вы упоминаете свой веб-сайт, ссылку на него должна быть выставлена автоматом

Мне не трудно скопировать адрес в браузер поисковой системы, чтобы узнать какой у отправителя бизнес. Более того, я и не собираюсь это делать. Но этот случай станет причиной того, что отправитель ответа от меня не получит. И еще очень важно, проверьте перед отправкой письма, чтобы ссылка была рабочей. Это очень раздражает и провоцирует удаление письма.

Не используйте заглавные буквы вместо прописных

Это универсальный признак ненормальности. Делая это, вы как будто кричите во весь голос. Сразу же следует автоматическое удаление.

Не используйте также прописные буквы в тексте письма вместо заглавных

Это также признак неуважения к получателю письма, за который мгновенно следует бан – удаление самого письма.

Корректируйте содержание писем и проверяйте орфографию

Делайте «вычитку» писем несколько раз, чтобы убедится, что там все в порядке. Помните, что грамотность, зто ваша главная попытка сделать письмо читаемым. Много людей, которых я знаю,  незамедлительно откладывают чтение письма, как только видят ошибки. Поверьте, я не придираюсь. Просто с ужасом думаю, как бы мне не пришлось увидеть свои вопиющие ошибки в тех письмах, которые я считал безупречными.

Заканчивайте письмо прощанием

Окончание вашего сообщения без прощания и вашей подписи покажется для получателя странным. Согласитесь, что намного приятнее видеть в конце письма такие фразы:

«Искренне Ваш, …», или «С наилучшими пожеланиями, …»

Отблагодарите получателя за оказанную помощь

Если кто-то потерял свое личное время для оказания вам бесплатной консультации, сделайте все возможное, чтобы поддержать его веб-сайт или бизнес. Даже если такая поддержка выразится ретвиттом, лайком, подпиской на рассылку, покупкой его товара…. Вроде мелочь, но ему тоже будет приятно.

Напомните получателю о вашем письме

Но только один раз. Если вы и после этого не получите ответ, значит ему ваше предложение не интересно.

Итак, подведем итоги. Придерживайтесь этих рекомендаций при написании электронного делового письма и вероятнось попадания вашего письма в претенденты на удаление или в папку «Спам»станет приближаться к нулю.

Искренне ваш, Кузьма Бондаренко.

Понравился пост? Подпишись на обновления блога по: RSS mircompredovRSS, RSS mircompredovEmail или twitter mircompredov!
This entry was posted in Новости, О серйозном с юмором, Образцы продающих текстов and tagged , , . Bookmark the permalink.

2 Responses to Как написать электронное деловое письмо, которое обязательно прочтут

  1. Доброго времени суток!
    Кузьма, выражаю Вам свою признательность в оказанной Вами помощи по составлению коммерческих предложений.
    Удачи Вам,
    С уважением,
    Дмитрий

    • К. Бондаренко says:

      Здравствуйте, Дмитрий!

      Доволен, что сумел Вам оказать помощь. Спасибо за такой отзыв. Приходите на блог, будет не менее полезная информация.

      Удачи Вам!

Оставить комментарий

Ваш email не будет опубликован. Обязательные поля отмечены *

Вы можете использовать это HTMLтеги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>